Afhandeling klachten volgens onze standaardisering
Het klachtenproces is een essentieel onderdeel voor het verbeteren van de dienstverlening en het opbouwen van vertrouwen bij burgers en klanten. Hoewel het indienen van klachten niet via Octopus gaat, wordt de verdere behandeling van de klacht volledig beheerd binnen Octopus. Ons zaaksysteem biedt een gestructureerde en efficiënte aanpak voor het beheren van klachten.
Hoe wordt een klacht afgehandeld in een standaardproces?
Na de indiening van een klacht worden alle gegevens automatisch in Octopus geïmporteerd en wordt de geconfigureerde workflow geactiveerd. Deze workflow omvat alle noodzakelijke stappen, van de ontvangstbevestiging tot het onderzoek en de uiteindelijke oplossing. Dit zorgt voor een goede en tijdige afhandeling van klachten.
Juridische medewerkers worden stap voor stap door Octopus geholpen
Binnen Octopus worden juristen en ondersteuners begeleid door elke fase van het klachtenproces. Dit omvat het beoordelen van de klacht, het verzamelen van aanvullende informatie, en het maken van een reactie of oplossing. Door deze begeleiding wordt ervoor gezorgd dat elke stap zorgvuldig en volgens de procedures wordt uitgevoerd. Zo wordt iedere klacht goed opgepakt en afgehandeld.
Veilig aanvullende informatie verkrijgen van andere afdelingen
Klachten kunnen soms andere afdelingen binnen de gemeente of organisatie raken. Als je documenten van een andere afdeling nodig hebt, maar die afdeling geen toegang heeft tot Octopus, is dat geen probleem. Via het portaal kun je een link sturen waarmee de benodigde bestanden veilig kunnen worden geüpload door de betreffende afdeling. Zo kun jij de klacht verder behandelen met alle benodigde informatie snel en veilig in Octopus.
Advies nodig over het beheren van klachten?
Het effectief beheren van klachten is cruciaal voor elke organisatie. Octopus biedt een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor het klachtenproces, waardoor jouw organisatie klachten snel en effectief kan afhandelen. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe Octopus jouw klachtenproces kan verbeteren.
Een uitgebreide workflow ontvangen?
Voor een gedetailleerd overzicht van het volledige klachtenproces bieden wij een uitgebreide workflow aan. Wil je deze workflow zien en ontdekken hoe onze oplossing jouw organisatie kan helpen bij het efficiënt beheren van klachtendossiers? Stuur ons een e-mail en wij delen het graag met je!
