Standaardiseer je processen
Met Octopus standaardiseer je processen, gebaseerd op meer dan 25 jaar praktijkervaring en bewezen best practices. Onze aanpak zorgt ervoor dat complexe workflows binnen jouw onderwijsinstelling snel en effectief geïmplementeerd kunnen worden. Of het nu gaat om het administratief beheer van toelatingsprocedures, studieverzoeken, of het behandelen van klachten: we stemmen processen af op de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Octopus zorgt voor heldere communicatie en een volledige dossieropbouw. Hierdoor hebben alle betrokken afdelingen altijd toegang tot de juiste informatie. Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Jouw eigen proces in Octopus
Staat jouw gewenste proces niet tussen de lijst? Ook dan kunnen we je helpen. Octopus is namelijk in te richten voor elk denkbaar proces. Wanneer je een specifiek proces wilt inrichten in Octopus, stemmen we de aanpak af op jouw behoeften. Zo kan jouw organisatie profiteren van een proces dat écht werkt.
Deze organisaties hebben hun processen en workflows op orde met Octopus
Functionaliteiten
Octopus beschikt over een uitgebreid scala aan functionaliteiten die de dagelijkse werkzaamheden in onderwijsinstellingen optimaliseren. Met deze functionaliteiten heb je altijd de controle en het overzicht:
Cluster en bulkverwerking
Verwerk grote hoeveelheden data efficiënt door taken te groeperen en gelijktijdig uit te voeren.
Procesinrichting en optimalisatie
Ontwerp en verbeter bedrijfsprocessen om de efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Taak- en zaakafhandeling
Beheer en volg taken en zaken nauwkeurig om deadlines te halen en kwaliteit te waarborgen.
Termijnbewaking en notificatie
Houd belangrijke termijnen in de gaten en ontvang automatische meldingen om deadlines na te leven.
Dashboard en rapportage
Visualiseer belangrijke gegevens en genereer gedetailleerde rapporten voor beter inzicht en besluitvorming.
Documentcreatie- en beheer
Creëer, organiseer en beheer documenten centraal voor gemakkelijke toegang en samenwerking.
Werkvoorraad management
Beheer de werkvoorraad effectief om de arbeidsstroom soepel te laten verlopen en knelpunten te voorkomen.
Archiveren en vernietigen
Archiveer belangrijke documenten veilig en vernietig verouderd materiaal volgens beleid en regelgeving.
Optimaal procesbeheer
Optimaal procesbeheer gaat verder dan alleen het inzetten van Octopus. Het draait om het combineren van het juiste systeem met de bijpassende diensten. In een onderwijsinstelling, waar dossiers regelmatig meerdere afdelingen passeren, is een goed ingericht proces onmisbaar. Wij bieden:
- Trainingen voor zowel nieuwe als bestaande gebruikers
- Consultancy om jouw processen te optimaliseren
- Functioneel beheer dat dagelijks ondersteuning biedt in jouw organisatie
- Deskundig advies gebaseerd op meer dan 25 jaar praktijkervaring
Hierdoor vergroot je de efficiëntie en zorg je er tegelijkertijd voor dat belangrijke termijnen worden gehaald. Fouten worden geminimaliseerd en communicatie en dossieropbouw zijn zo altijd op orde. Deze aanpak is essentieel bij het afhandelen van bezwaren, het snel en correct beantwoorden van studieverzoeken en het welzijn van studenten te waarborgen.
Octopus inzetten binnen jouw onderwijsinstelling?
Ben je benieuwd wat Octopus kan betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Tijdens een vrijblijvend eerste kennismakingsgesprek bekijken we graag jouw situatie en bespreken we hoe Octopus een rol kan spelen in jouw organisatie.
Neem vrijblijvend contact op Of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek in
Mis geen belangrijke trends en ontwikkelingen
Wil jij altijd als eerste op de hoogte zijn van (nieuwe) functionaliteiten binnen Octopus, (AI) trends en de laatste ontwikkelingen? Ontvang uitnodigingen voor exclusieve webinars, ontdek interessante cases en krijg waardevolle inzichten direct in je inbox. Meld je nu aan!