10-04-2025

Werken met Octopus biedt grote voordelen voor afdelingen binnen onder andere gemeenten en overheidsinstanties. Maar om optimaal gebruik te maken van alle functionaliteiten van Octopus, is het belangrijk dat medewerkers goed getraind zijn. Eén van de manieren om dit te waarborgen, is door binnen je organisatie een Key User aan te wijzen. In dit artikel vertellen we meer over de rol van de Key User. Maar ook hoe je ondersteuning vindt via de Octopus Servicedesk én wat de toegevoegde waarde is van onze toekomstige AI-assistent.

Wat doet een Key User?

Een Key User is een medewerker die beschikt over diepgaande kennis van Octopus en de werking van het systeem van A tot Z begrijpt. Deze persoon fungeert als interne expert en biedt ondersteuning aan collega's bij zowel technische als inhoudelijke vragen. Door deze interne deskundigheid kunnen medewerkers snel geholpen worden, wat de efficiëntie binnen de organisatie verhoogt.

Ondersteuning vanuit servicedesk

De Key User fungeert natuurlijk als interne expert, maar medewerkers kunnen ook terecht bij de Octopus Servicedesk voor ondersteuning. Zijn er technische problemen? Of hebben medewerkers vragen over de werking van het systeem? Dan kunnen ze rekenen op de hulp van de Octopus Servicedesk.

Toekomstige integratie van een AI-assistent

Bij Octopus zijn we continu aan het innoveren. Zo zijn we momenteel bezig met het ontwikkelen van een AI Assistent. Deze slimme assistent zal medewerkers helpen bij het beantwoorden van veelvoorkomende vragen, zoals "Hoe dien ik een bezwaar in?" en "Waar kan ik mijn lopende zaken inzien?". Door de interacties leert de AI Assistent voortdurend bij, waardoor medewerkers sneller en efficiënter geholpen kunnen worden, en het systeem gebruiksvriendelijker wordt.

Handige handleidingen en documentatie

Naast trainingen en het aanwijzen van een Key User is het ook belangrijk om medewerkers toegang te geven tot gedetailleerde handleidingen en documentatie. Deze kunnen centraal worden opgeslagen. Hierdoor kunnen medewerkers altijd snel de informatie vinden die ze nodig hebben. Of het nu gaat om het inzien van een zaak, het genereren van rapportages of het afhandelen van een proces; een uitgebreide handleiding maakt het werken met Octopus duidelijker.

Kennisdeling binnen de organisatie

Naast de interne Key User en externe ondersteuning is het waardevol om kennis binnen de organisatie te delen. Regelmatige kennisdelingssessies kunnen medewerkers helpen van elkaar te leren en best practices te delen. Dit versterkt niet alleen het gebruik van Octopus, maar bevordert ook de samenwerking tussen afdelingen, waardoor het systeem nog effectiever ingezet kan worden.

Met de juiste ondersteuning, training en een Key User, is Octopus een krachtig hulpmiddel voor afdelingen binnen gemeenten, overheidsinstanties en andere organisaties.