15-03-2021

Er was in de afgelopen jaren vanuit de huidige Servicegemeente Dordrecht behoefte aan een efficiëntere en goedkopere bedrijfsvoering voor gemeenten. Om een zo goed mogelijke, digitale en geautomatiseerde afhandeling en verwerking van dit proces te kunnen borgen, is het Servicegemeente Dordrecht met TrueLime in contact gekomen. We vertellen je graag meer over deze samenwerking!

Er was in de afgelopen jaren vanuit de huidige Servicegemeente Dordrecht behoefte aan een efficiëntere en goedkopere bedrijfsvoering voor gemeenten. In al meer dan een aantal jaar is de organisatie uitgegroeid tot expert in gemeentelijke bedrijfsvoering en vanuit de samenwerking draagt het bij aan het verkleinen van kwetsbaarheid van de gemeenten binnen Drechtsteden.
Zo is de afdeling Juridisch Kenniscentrum onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van het bezwaarproces voor de gemeenten  Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht.

Samenwerken en toch apart!

Om een zo goed mogelijke, digitale en geautomatiseerde afhandeling en verwerking van dit proces te kunnen borgen, is het Servicegemeente Dordrecht met TrueLime in contact gekomen. Het zaaksysteem Octopus stond hierin centraal vanwege de specialisatie in de verwerking van klachten, bezwaren en beroepen. 
Servicegemeente Dordrecht: ‘Na een aantal verkennende gesprekken zijn we blij dat we Octopus hebben geïmplementeerd in samenwerking met de specialisten van TrueLime. Met de uitgebreide autorisatie mogelijkheden kunnen we zaken voor de verschillende gemeenten binnen Drechtsteden netjes van elkaar scheiden, en zien medewerkers alleen de zaken die voor hen relevant zijn zodat de eisen uit de AVG-bepalingen worden nageleefd. Bij iedere zaak zal worden aangegeven welke gemeente het betreft, en kan het proces dus ook per gemeente afwijken. In de juiste huisstijl en ook tekstinhoudelijk kan per gemeente de communicatie naar betrokkenen automatisch gegenereerd en gearchiveerd worden'. 

Eigen keuzes

De afzonderlijke gemeenten blijven binnen het centrale systeem dus wel op hun eigen vertrouwde manier werken en communiceren. Alle afwijkingen of uitzonderingen zijn simpel in te regelen en hierdoor blijft het proces voor elke eindgebruiker overzichtelijk. Het maakt binnen Octopus dus niet uit of de ene gemeente bijvoorbeeld werkt met ambtelijk horen en de andere gemeente niet.
Rapportages met betrekking tot instroom, doorlooptijd en uitstroom worden per gemeente met een simpele druk op de knop gegenereerd. Ook kan er overkoepelend worden gerapporteerd om processen beter te monitoren en eventueel bij te stellen.

Dienstverlening naar een hoger niveau

Door de krachtige termijnbewaking en alle andere specifieke bezwaarfunctionaliteiten die Octopus biedt, zal het Servicegemeente Dordrecht haar dienstverlening naar een nog hoger niveau brengen voor haar klanten.
TrueLime is trots op de constructieve en prettige samenwerking!