20-02-2020

Octopus ondersteunt CVP organisaties met applicaties voor de implementatie van de Wet zorg en dwang. Lees hier meer over de mogelijkheden van Octopus!

Per 1 januari 2020 is de Wet zorg en dwang (Wzd) in werking getreden. Deze wet richt zich op mensen met een verstandelijke of psychogeriatrische beperking (bijvoorbeeld dementie) die te maken krijgen met onvrijwillige zorg. De wetgever heeft bepaalt dat zij een beroep kunnen doen op een cliëntenvertrouwenspersoon (CVP) als er sprake is van onvrijwillige zorg, maar ook bij onvrede of klachten rond de zorg, opname of verblijf in een zorginstelling. 

Vertrouwenswerk in de zorg

De CVP is onafhankelijk, luistert onbevooroordeeld en draagt bij aan een betere rechtspositie van de cliënt. In Nederland zijn vier organisaties aangewezen om de het cliëntenvertrouwenswerk Wzd uit te voeren: dat zijn Het LSR, Quasir, Zorgstem en Adviespunt Zorgbelang (CVP-organisaties). TrueLime bediende hiervoor reeds deze vertrouwenspersonen-organisaties met de applicatie RAPP, en is dus bekend met de specifieke werkwijzen en de gevoeligheid van informatie.

De CVP-organisaties hebben uiteindelijk voor Octopus gekozen. Doorslaggevend hierbij waren aspecten als de flexibiliteit van het aanpassen van de applicatie op het gewenste proces, de doorlooptijd en het meenemen en leren van bewezen afhandelingstappen vanuit de applicatie op het proces.

In oktober 2019 werd de knoop doorgehakt om te gaan starten. De deadline was hierbij een uitdaging. Aangezien de wet per 1 januari 2020 in werking zou treden, was er slechts anderhalve maand om samen met de vier product-owners (één van elke CVP-organisatie) samen duidelijkheid te krijgen over het werkproces van een clientvertrouwenspersoon, en deze om te zetten in een succesvolle applicatie.

De uitdaging: binnen slechts een aantal maanden live

In zeer korte tijd zijn de gekozen processen geïmplementeerd met betrekking tot twee zaaktypes (afhandelen van kwesties en afhandelen van vragen), waarbij het team van TrueLime daarnaast nóg een nieuwe functionaliteit voor tijdsregistratie heeft ingebouwd in Octopus als generieke module.

Door middel van het Agile proces werd het mogelijk gemaakt om een hele snelle doorlooptijd te garanderen. Ook is er als team (alle stakeholders van de CVP-organisaties en TrueLime) zeer nauw samengewerkt, en werd er 2-wekelijks gezamenlijk gestuurd op de voortgang, de scope en het budget. In slechts drie sprints van 2 weken is een volledig nieuwe Octopus module ingebouwd en zijn er meerdere iteraties gemaakt van registraties van zorg-vraagstukken specifiek voor de cliënten van de CVP-organisaties.

Binnen de nieuwe applicatie is het mogelijk voor de vier afzonderlijke CVP-organisaties om zaken gescheiden van elkaar op te pakken maar ook om zaken door te verwijzen naar elkaar indien een persoon in een andere regio verblijft. Dit ondersteunt een optimale samenwerking en uitwisseling van informatie – met daarbij extra aandacht voor de gevoeligheid van de informatie die de CVP-organisaties onderling uitwisselen.

De invoering van het cliëntenvertrouwenswerk in Nederland

Wat voorafgaand een bijna onmogelijke deadline leek, werd door de goede voorbereiding en samenwerking gehaald, waardoor de cliëntenvertrouwenspersonen  vanaf 1 januari stand-by stonden voor vragen van cliënten. De implementatie is zeer voorspoedig verlopen, waardoor we optimaal hebben kunnen ondersteunen bij de invoering van het cliëntenvertrouwenswerk in Nederland.