18-07-2024

Octopus wordt voornamelijk gebruikt door gemeenten, overheidsinstanties en juridische afdelingen, het systeem staat garant voor een veilige en AVG-proof afhandeling van (juridische) zaken. Wij zorgen ervoor dat de behandelaar stap voor stap wordt geholpen bij het afhandelen van zaken zonder belangrijke stappen over te slaan. In dit artikel leggen we uit hoe Octopus omgaat met persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. 

Wat zijn (bijzondere) persoonsgegevens?

Persoonsgegevens is alle informatie die herleidbaar is tot een individu, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Binnen Octopus, worden deze gegevens gebruikt om zaken effectief te beheren en af te handelen. Bijzondere persoonsgegevens zijn een subcategorie van persoonsgegevens die extra gevoelig zijn en daarom extra bescherming vereisen. Dit betreft gegevens zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen en gezondheidsinformatie. Het omgaan met deze gegevens vereist strikte naleving van de AVG-regelgeving om de privacy en rechten van individuen te waarborgen.

Vaste Octopus velden

In de vaste velden van Octopus worden diverse persoonsgegevens vastgelegd om juridische processen soepel te laten verlopen. Denk hierbij aan:

• NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats)

• BSN

• Cliëntnummer

• KvK-nummer

• Geboortedatum

• Overlijdensdatum

• Nationaliteit

• IBAN

• BTW-nummer

• Geslacht

• Titel

• Telefoonnummer

• Email

We evalueren continu welke gegevens echt noodzakelijk zijn, zodat er geen overbodige informatie in het systeem hoeft te staan. 

Variabele Octopus velden en het digitale dossier

Octopus biedt de flexibiliteit om processen naar eigen wens in te richten. Dit betekent dat klanten zelf velden kunnen toevoegen die mogelijk bijzondere persoonsgegevens bevatten. Deze velden zijn essentieel voor het afhandelen van specifieke juridische processen, zoals het aanvechten van overheidsbesluiten. Ondanks dat wij geen controle hebben over de specifieke gegevens die klanten invoeren, bieden we uitgebreide beveiligingsmaatregelen om deze informatie te beschermen.

Afspraken met onze klanten over toegang tot persoonsgegevens

Om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen, hanteren wij strikte afspraken met onze klanten. Iedereen gebruikt Multi-Factor Authenticatie (MFA) om in te loggen. Toegang tot omgevingen met persoonsgegevens wordt alleen verleend op een vastgelegd verzoek. Dit verzoek moet afkomstig zijn van een geautoriseerde persoon binnen de klantorganisatie en vastgelegd zijn in een contract of DAP. Na uitvoering van een verzoek rapporteren we altijd terug wat er is gedaan.

Conclusie

Octopus zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens, inclusief bijzondere persoonsgegevens, veilig en AVG-compliant worden beheerd. Met technische maatregelen waarborgen we de bescherming van jouw gegevens. Kies voor Octopus en vertrouw op een systeem dat jouw juridische processen efficiënt en veilig ondersteunt. Neem contact met ons op als je meer informatie zou willen ontvangen.