20-10-2023

Gemeente Enschede heeft met succes de overstap gemaakt van de Octopus desktopversie naar de cloudversie. In dit artikel lees je over hun overgang naar de Octopus cloudversie.

De uitdaging

Gemeente Enschede werkte al sinds 2008 met de on-premise versie van Octopus. Deze versie was essentieel voor de verwerking van juridische zaken. Maar, het gebrek aan beheer heeft geleidt tot een overvolle database en traagheid in het systeem. Brian Koster, Procesadviseur bij Gemeente Enschede, merkte dat veel processen verouderd waren en dat er dringend behoefte was aan een optimalisatieslag. Dit was het moment waarop Brian en een externe projectleider in samenspraak met André Pijl (Product Owner) de Octopus cloudversie ontdekte en besefte dat dit de oplossing was waar ze naar zochten bij Gemeente Enschede.

De oplossing

In 2020 namen Brian en de projectleider het initiatief om over te stappen naar de Octopus cloudversie. Ze waren overtuigd van de potentie van het systeem en zagen in dat het tijd was voor een upgrade. Dankzij de Octopus cloudversie, die overal via een browser toegankelijk is, werd de afhankelijkheid van een lokaal geïnstalleerde versie verleden tijd.

Tijdens de overgang bleven alle lopende en afgeronde zaken beschikbaar. Dit was een belangrijke wens van de Gemeente Enschede. Daarnaast streefde de Gemeente Enschede ernaar om e-mails rechtstreeks vanuit Outlook te kunnen sturen, die in Octopus in het digitale dossier opgeslagen worden. Om dit te realiseren, is er een naadloze koppeling tot stand gebracht tussen Outlook Web en Octopus. Hiermee zijn de krachten van beide gebundeld.

Dankzij deze slimme verbinding tussen Outlook Web en Octopus heeft de Gemeente Enschede een essentiële schakel gecreëerd tussen hun e-mailcommunicatie en het beheer van juridische zaken. Dit voorbeeld illustreert hoe innovatie en klantgerichtheid samenkomen om de werkprocessen van onze klanten te optimaliseren. Bovendien kunnen al onze andere klanten nu profiteren van deze nieuwe functionaliteit!

Het resultaat

Sinds eind mei 2023 is de nieuwe cloudversie van Octopus in gebruik bij Gemeente Enschede. De overgang verliep soepel en snel, mede dankzij de nauwe samenwerking tussen het Octopus-team en de IT-afdeling van de gemeente. Het systeem is intuïtief, biedt overzicht en begeleidt gebruikers door de stappen van hun processen.

Het beheer van de database is sterk verbeterd, wat heeft geleid tot snellere prestaties. Ook de mogelijkheid om eenvoudig zaken te vinden via een nummer of naam is sterk verbeterd ten opzichte van de eerdere versie.

Toekomstige plannen

Gemeente Enschede blijft zich richten op verbeteringen. Ze hebben een klankbordgroep opgericht waarin gebruikers feedback geven en suggesties doen voor procesoptimalisatie. Binnenkort gaan ze ook de Octopus App implementeren, waarmee commissieleden offline naar zittingen kunnen gaan. Voor commissieleden en betrokkenen bij juridische procedures is de Octopus App een onmisbare tool. Het stelt hen in staat om relevante informatie eenvoudig te raadplegen tijdens zittingen en vergaderingen. Alle benodigde documenten, dossiers en notities zijn zo binnen handbereik.

Brian Koster benadrukt dat TrueLime een leverancier is die actief meedenkt met de klant. Ze bieden nuttige tips en snelle oplossingen voor eventuele problemen.

Conclusie

De overgang naar de Octopus cloudversie heeft Gemeente Enschede meer efficiëntie, snelheid en overzicht gebracht. Het succes van deze transitie benadrukt de waarde van een goed partnerschap tussen leverancier en klant. Brian Koster en zijn team zijn vastberaden om de Octopus cloudversie optimaal te benutten en te blijven streven naar verbetering.

Gemeente Enschede toont aan dat verandering mogelijk is. Zelfs na jarenlang gebruik van een systeem. De Octopus cloudversie heeft hun workflow getransformeerd en hen in staat gesteld om de burgers zo snel en zo goed mogelijk te helpen.

Geïnspireerd door dit verhaal? Ontdek hoe Octopus jouw organisatie kan helpen met een naadloze overgang naar de Octopus vloudversie.

Met de waardevolle input van Gemeente Enschede is dit klantsuccesverhaal tot stand gekomen.